Medijacija je proces čije faze i koraci nisu strogo definisani zakonom, te spada u neformalne načine rešavanja sukoba. Medijatori se stoga u svom radu oslanjanju na osnovne principe, od kojih su najvažniji dobrovoljnost, poverljivost, neformalnost, privatnost i hitnost.

Dobrovoljnost je verovatno osnovni princip medijacije koji određuje celokupan proces: strane u sukobu same odlučuju da li će ući u medijaciju ili ne, imaju mogućnost izbora medijatora i samostalno odlučuju o zaključivanju delimičnog ili potpunog sporazuma. Ovo takođe znači da strane u sukobu mogu u svakom trenutku napustiti medijaciju i rešavanje konkretnog spora nastaviti u nekom drugom postupku. Ovaj princip je velika prednost medijacije u odnosu na druge postupke, jer stranama u sukobu nijedan sporazum ne može biti nametnut, čime one zadržavaju potupnu kontrolu nad ishodom spornog odnosa.

Princip poverljivosti znači da svi predlozi, izjave ili ponude iznete u toku medijacije u svrhu pregovaranja i postizanja sporazuma, ne mogu biti korišćene u nekom drugom postupku, niti iznošene u javnost, ukoliko se strane drugačije ne sporazumeju. Ovaj princip predstavlja opšti standard medijacije i vezuje kako strane u sukobu, tako i medijatora. Čak i činjenica da se medijacija uopšte odvija, predstavlja poverljivu informaciju. S druge strane, interna poverljivost obavezuje medijatora da sve što mu je jedna od strana poverila u odvojenom razgovoru, ne sme preneti drugoj strani bez izričitog odobrenja. Ovo je od velike pomoći da bi se stvorili uslovi za vođenje otvorenih i direktnih razgovora između strana i medijatora, koji po pravilu omogućavaju lakši i brži dolazak do rešenja spora.

Sam postupak medijacije nije detaljno regulisan, već ga vodi medijator u dogovoru sa stranama učesnicama postupka. Proces medijacije ima svoje faze, a medijator svoje ciljeve i zadatke, ali kojim redosledom i u kom trenutku će se odvijati pojedine faze nije strogo propisano, već zavisi od oblasti medijacije, okolnosti konkretnog slučaja, potreba učesnika, kao i od stila medijatora. Stoga je medijacija neformalan proces, za razliku od sudskog ili drugog formalnog postupka rešavanja sporova u kome su procedure detaljno propisane. Zato često kažemo da medijator vodi proces, a strane kontolišu rezultat.

Za razliku od sudskog postupka koji je po pravilu javan, medijacija je strogo privatan postupak. To znači da u medijaciji mogu učestvovati samo medijator, strane u sporu, njihovi punomoćnici ili zastupnici, i eventualno treća lica, ali samo ukoliko se sve strane o tome saglase. Ovaj princip je veoma bitan, jer omogućava da strane sa medijatorom podele svoje najdublje lične ili poslovne interese i potrebe, što ne bi bilo moguće u slučaju javnosti postupka.

Postupak medijacije se označava i kao hitan, odnosno brz postupak. Uobičajeno, medijacija traje mnogo kraće nego sudski proces i sporazum se u velikom broju slučajeva postiže nakon jedne ili dve medijacijske sesije, za čije organizovanje je potrebno najviše dva do tri meseca. Pored toga, medijacija ne može dovesti do prekluzije, jer sam Zakon štiti strane od nastupanja zastarelosti, niti gubitka bilo kakvih prava u slučaju nepostizanja sporazuma. Stoga je medijacija idealna tehnika za pokušaj mirnog rešenja spora pre pokretanja bilo kakvog formalnog postupka.

Ne postoji oblast društvenog života koja nije pogodna za medijaciju. Tako, medijacija ima primenu u sledećim oblastima: imovinski sporovi, porodični, radnopravni i sukobi na radnom mestu, privredni, potrošački, sporovi za naknadu štete, komšijski, komunalni, kao i drugi sukobi i sporovi u lokalnoj zajednici, sukobi koji nastaju u slučajevima diskriminacije, sporovi u okviru finansijskog sektora, stečajnog i izvršnog postupka, kao i gotovo svi sporovi koji se nalaze ili se mogu naći pred sudovima i upravnim organima.

S druge strane, postoje pojedini slučajevi u kojima medijacija nije najpogodniji način rešavanja sukoba. Tu spadaju, pre svega, slučajevi u kojima je predviđena isključiva nadležnost suda ili nekog drugog organa, zatim, slučajevi nasilja u porodici ili pretnja druge vrste nasilja, sporovi u kojima su prisutni elementi prevare, itd. Takođe, u pojedinim slučajevima, strane koje razmatraju mogućnost ulaska u medijaciju mogu imati interes da konačna odluka bude javna, ili traže rešenje koje će imati snagu presedana za sve buduće slučajeve, pa i iz tih razloga mogu izabrati drugi, formalni način rešavanja spora.

Za razliku od sudije ili arbitra, medijator nema ovlašćenje da donosi odluku kojom se konkretni spor rešava. Medijator nije ni advokat niti pravni savetnik strana u sukobu. Medijator postupa neutralno i mora obezbediti ravnopravan položaj svim stranama. Medijator ne postupa na osnovu dokaza i ne odlučuje ko je u pravu, a ko nije. Umesto toga, medijator pomaže stranama u sporu da identifikuju prave uzroke sukoba i da se usmere na moguće načine prevazilaženja problema u budućnosti, umesto kažnjavanja, osvete ili utvrđivanja odgovornosti za događaje iz prošlosti.

Osim u izuzetnim slučajevima, medijator ne daje predloge niti svoje mišljenje o „pravičnom rešenju” spora, već pomaže stranama da sagledaju zajedničke interese i potrebe u potrazi za mogućim rešenjima koje će same usvojiti. Ipak, u izuzetnim situacijama koje će biti kasnije opisane, medijator može da iznese svoje mišljenje, ali ono nije obavezujuće.